„Co zrobić z dokumentacją zlikwidowanej szkoły, przedszkola czy placówki?”

W szkole powstaje dokumentacja przebiegu nauczania, jak również cały szereg dokumentów niezwiązanych z dydaktyczną funkcją jednostki, jak dokumenty kadrowo-płacowe i księgowe. Likwidacja szkoły z końcem roku szkolnego wymusza na organie prowadzącym zastosowanie obowiązujących regulacji dotyczących zasad postępowania z dokumentami pozostałymi po zlikwidowanej szkole, czy to publicznej, czy niepublicznej.

Zgodnie z art. 89 ust. 6 Prawa oświatowego (u.P.o.), dokumentację zlikwidowanej szkoły publicznej przekazuje się organowi prowadzącemu szkołę, z wyjątkiem dokumentacji przebiegu nauczania, którą przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji. Organem prowadzącym w przypadku tego przepisu jest jednostka samorządu terytorialnego i to właśnie jej należy dokumentację przekazać.

Do szkół publicznych prowadzonych przez inne niż samorząd podmioty stosuje się natomiast art. 89 ust. 7 u.P.o. Zgodnie z tą regulacją dokumentację zlikwidowanej szkoły lub placówki publicznej prowadzonej przez osobę prawną lub fizyczną przekazuje się właściwemu organowi jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 88 ust. 4 u.P.o., czyli organowi, który wydał zezwolenie na założenie danej szkoły. W tym wypadku cała dokumentacja niesamorządowej szkoły, zarówno kadrowa, księgowa jak i przebiegu nauczania jest przekazywana do jednostki samorządu terytorialnego, która wydała zezwolenie na prowadzenie danej szkoły.

Z kolei zgodnie z art. 172 ust. 5 u.P.o., dokumentację przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły niepublicznej przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji. Po zakończeniu likwidacji wpis do ewidencji ulega wykreśleniu.

Przepis ten dotyczy zatem wyłącznie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły niepublicznej, natomiast nie wskazuje, jak należy postępować w przypadku dokumentacji niepedagogicznej likwidowanej niepublicznej szkoły. O tym jak traktować dokumenty kadrowe mówi natomiast art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Zgodnie z tą regulacją w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia:

  • zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;
  • wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Najkrótszym terminem przechowywania dokumentacji w archiwum jest zatem 50 lat od wytworzenia dokumentacji płacowej.

Michał Łyszczarz – specjalista prawa oświatowego

Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dn. 14.12.2016 r. Prawo oświatowe – Dz.U. z 2018 r. poz. 996 z późn. zm.
  2. Ustawa z dn. 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – Dz.U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.

 

Treść tylko dla zarejestrowanych Użytkowników!
Prosimy zalogować się.

Zaloguj się